Sie haben in den beiden Gebäuden München-Hauptverwaltung und Niederlassung Berlin jeweils einen Besprechungsraum (Meeting 1 und Besprechung 4), beide enthalten jeweils eine Videokonferenzanlage als feste Ausstattung, die für Videokonferenzen zusammenschaltbar sind. Sie möchten nun zum einen den Nutzern die beiden Räume als zwei einzelne Besprechungszimmer zur Buchung anbieten. Au�erdem möchten Sie einen virtuellen Raum Videokonferenzraum München/Berlin zur Buchung anbieten. Wenn dieser Raum gebucht wird, sollen automatische auch die beiden Einzelräume belegt sein, so dass sie nicht von einem anderen Nutzer gebucht werden k�nnen.
Vorgehensweise:
Angenommen, diese sind die ersten Räume, die Sie in DISPOROOM® anlegen und Sie haben bisher noch keine Stammdaten eingepflegt, dann sind die folgenden Schritte zu erledigen:
1.
Anlegen von Leistungsarten
Anlegen z.B. der Leistungsart Raummiete Besprechungsräume, der
Leistungsart Raummiete zusammengesetzte Videokonferenzräume sowie der
Leistungsart fest eingebaute Technik.
Rufen Sie dazu den
Menupunkt Leistungsarten auf, legen Sie die drei genannten
Leistungsarten nacheinander an. Was Sie bei Kurzbezeichnung und Preis
eingeben, ist Ihnen überlassen. Als Einheit sollten Sie Stunden
wählen. Als Kostenstelle wählen Sie die Kostenstelle, welche die
jeweilige Leistung bereit stellt (also die sendende
Kostenstelle). Als Typ wählen Sie für die beiden Raumleistungsarten
Miete und für die Technik Leistungsart den Typ Raumequipment.
Das Feld Stornofrist können sie leer lassen, Einträge werden in der
aktuellen Version von DISPOROOM®noch nicht berücksichtigt.
Hinweis: es ist egal, welchen Preis Sie bei einer Leistungsart
vom Typ Raumequipment eintragen, denn dieser Preis wird im Programm
nicht verwendet. Wenn Sie einen Raum mit hochwertiger Ausstattung
haben, müssen Sie ihm eine Leistungsart mit dem gewünschten Mietpreis
zuordnen.
2.
Anlegen von Raumarten
Anlegen
der Raumarten z.B. Besprechungszimmer und Videokonferenz
Standortübergreifend.
Rufen Sie dazu den Menupunkt Raumarten
auf und legen Sie die beiden Raumarten an. Lesen Sie zuvor bitte die
Bedeutung des Feldes Verwaltervergabe nach.
3.
Anlegen eines Gebäudes
Anlegen der Gebäude München-Hauptverwaltung und Niederlassung Berlin
Rufen Sie dazu den Menupunkt Gebäude auf und legen Sie die beiden
Gebäude an.
4.
Anlegen der betreffenden Etagen
Anlegen der Etagen in den jeweiligen Gebäuden, in denen sich die
beiden Räume befinden.
Rufen Sie dazu den Menupunkt Etagen
auf und legen Sie die je eine Etagen in den beiden Gebäuden an.
5.
Anlegen der Flächen
Anlegen
der beiden Flächen für die beiden realen Räume Meeting 1 und
Besprechung 4. Für den virtuellen Raum Videokonferenzraum
München/Berlin wird keine Fläche angelegt. Am besten, Sie lesen an
dieser Stelle noch einmal die Informationen Über zusammengesetzte
Räume nach.
Rufen Sie zum Anlegen der Flächen den Menupunkt
Flächen auf. Es empfiehlt sich, als Flächenbezeichnung die gleiche
Bezeichnung wie für die realen Räume zu verwenden also Meeting 1 und
Besprechung 4.
Das
Feld Panel IP können Sie leer lassen. Es wird nur benötigt, wenn
DISPOROOM®zusammen
mit elektronischen
Türschildern eingesetzt wird.
6.
Anlegen der Räume
Anlegen der
beiden realen Räume Meeting 1 und Besprechung 4 und des virtuellen
Raumes Videokonferenzraum München/Berlin.
Rufen Sie dazu den
Menupunkt Räume auf und legen Sie die drei Räume an. Wählen Sie die
passende zuvor angelegte Raumart sowie die gewünschte Leistungsart.
Die Bedeutung der Personankapazität können Sie bei Raumdetails
nachlesen.
Um die jeweiligen Flächen zuzuordnen klicken Sie
auf Flächenauswahl. Dann öffnet sich der Strukturbaum. Öffnen Sie dort durch
Klicken auf die betreffenden +Zeichen die jeweiligen
Gebäude/Etagen/Flächen. Im Falle z.B. des Raumes Meeting 1 setzen Sie
einen Haken in dem Feld rechts der Flächenbezeichnung. Im Falle des
virtuellen Raumes Videokonferenzraum München/Berlin müssen Sie beide
Gebäude bis auf die Fläche hinunter aufklicken und beide Flächen
anhaken. Anschließend klicken Sie auf gewählte Flächen übernehmen und
sichern den Raum mit Klick auf Raum anlegen.
Jetzt stehen die drei neuen Räumen den Nutzern zur Buchung zur Verfügung.