Assistent: Eine Abfolge von logisch auf einander aufbauenden Funktionen zur Vereinfachung der einzelnen Schritte einer eigentlich komplexen Aufgabe wie z.B. dem Anlegen eines Raumes.
Bewirtungstyp: Ein Bewirtungstyp bestimmt die Serviceleistungen, die der Benutzer in der Registerkarte "Service" bestellen kann. Wenn kein Bewirtungstyp gepflegt ist, wird die Registerkarte "Service" nicht angezeigt. Der Bewirtungstyp benötigt die Angabe eines Namens, einer Beschreibung und optional einer Darstellungspriorität sowie die Auswahl einer Leistungsart (bei Enterprise-Tarif). Die Leistungsart muss zuvor eingepflegt worden sein. Das Bewirtungselement ist dann logisch abhängig von dieser Leistungsart.
Buchender ist immer der bei einer Buchung angemeldete User. Der Buchende ist im Gegensatz zum Veranstalter nicht änderbar.
Direktbuchung: Wenn der gewünschte Raum direkt buchbar ist (was der Normalfall ist), kann er vom Buchenden sofort gebucht werden. Es muss also nicht noch ein Dritter (z.B. ein Raumverwalter, ein Vorstandssekretariat, die Schulungsabteilung o.ä.) die Buchung bestätigen. Für direkt buchbare Räume ist die „Systemvergabe“ eingestellt, für nicht direkt buchbare Räume die „Verwaltervergabe“. Die Spalte „direktb.“ wird nur angezeigt, wenn es mindestens einen Raum gibt, der nicht direkt buchbar ist, für den also die Verwaltervergabe gilt.
Lesen Sie mehr dazu bei den Erläuterungen zu System-/Verwaltervergabe
Drop-down-Feld: ein Feld, in dem Sie keine Zeichen eingeben können, sondern nur einen der vorgegebenen Werte auswählen können. Alle möglichen Auswahlwerte sehen Sie, wenn Sie auf den Pfeil nach unten am rechten Rand des Feldes klicken.
Elektronisches Türschild: ein TFT-Diplay, eingebaut z.B. neben der Tür des betreffenden Raumes, das von DISPOROOM® angesteuert wird und z.B. alle Buchungen eines Tages in diesem Raum anzeigt. (Zusatz).
Empfangende Kostenstelle: ist die Kostenstelle, die Leistungen empfängt und damit für die Kosten belastet wird. Die sendende Kostenstelle wird von den Kosten entlastet. (Nur relevant im Enterprise-Tarif).
Etagen: Eine Etage benötigt die Angabe eines Etagennamens sowie die Auswahl eines Gebäudes, in dem sich die Etage befindet. Das Gebäude muss zuvor eingepflegt worden sein. Die Etage hängt dann logisch an diesem Gebäude. Mehr dazu lesen Sie unter den Erläuterungen zu logischen Abhängigkeiten.
Fläche: Die kleinste Einheit in der „Raumhierarchie“ von DISPOROOM ist nicht der Raum, sondern die Fläche. Ein Raum kann aus einer oder mehreren Flächen bestehen. (Im Normalfall besteht er aus einer Fläche, im Premium-Tarif ist nur eine Fläche pro Raum möglich.) Mehr dazu lesen Sie unter den Erläuterungen zu zusammengesetzten Räumen und zu logischen Abhängigkeiten.
Eine Fläche benötigt die Angabe eines Flächennamens, der Flächengröße in Quadratmetern sowie die Auswahl einer Etage, in der sich die Fläche befindet. Die Etage muss zuvor eingepflegt worden sein. Die Fläche ist dann logisch abhängig von dieser Etage in diesem Gebäude. Optional kann eine Panel IP angegeben werden über die ein externes Anzeigepanel (elektronisches Türschild) gesteuert wird. (Diese Funktion ist nicht im aktuellen Umfang von DISPOROOM® enthalten).
Gebäude: Ein Gebäude benötigt die Angabe eines Gebäudenamens sowie die Auswahl einer Adresse von dem Ort, an dem sich das Gebäude befindet. Mehr dazu lesen Sie unter den Erläuterungen zu logischen Abhängigkeiten.
Kontierungsobjekt: Begriff aus der betrieblichen Kostenrechnung. Beispiele für Kontierungsobjekte sind Kostenstellen oder innerbetriebliche Aufträge.
Leistungsart: Begriff aus der Kosten- und Leistungsrechnung zur Einteilung der Leistungen, die in den einzelnen Kostenstellen erbracht werden. In DISPOROOM® wird jeder Raumklasse, jedem Techniktyp und jedem Bewirtungstyp eine Leistungsart zugeordnet. Jeder Leistungsart ist eine Einheit (Stunden oder Stück) zugeordnet und ein Preis pro Einheit. So können die Kosten für die Nutzung der entsprechenden Leistung (Raum, Technik oder Bewirtung) errechnet werden. In DISPOROOM® hat jede Leistungsart einen Typ:
- Service: für Bewirtungsdienstleistungen
- Miete: für Raummiete
- Technik ohne Verfügbarkeitsüberprüfung: für Technik, welche die Benutzer bei „Buchung Anlegen“ in der Registerkarte „Technik“ bestellen können und die nicht einer Verfügbarkeitsüberprüfung unterliegt.
- Technik mit Verfügbarkeitsüberprüfung: für Technik, welche sie Benutzer bei „Buchung Anlegen“ in der Registerkarte „Technik“ bestellen können und die einer Verfügbarkeitsüberprüfung unterliegt.
- Raumequipment: für Raumausstattung, die fest mit einem Raum verbunden ist (z.B. Fester Beamer, feste Klimaanlage oder Verdunklung).
Raum: Ein Raum ist kein Ordnungselement der Raumhierarchie, da ein Raum im Enterprise-Tarif nicht zwangsläufig von einer Etage und einem Gebäude abhängig sein muss (siehe zusammengesetzte Räume).
Ein Raum benötigt die Angabe eines Raumnamens, einer Kurzbezeichnung, der Raumkapazitäten (minimale, optimale, maximale Personenanzahl) sowie die Auswahl einer Raumklasse und der zugehörigen Fläche. Raumklasse, Flächen und Leistungsart müssen zuvor eingepflegt worden sein. Der Raum ist dann logisch abhängig von diesen Elementen. Siehe logischen Abhängigkeiten.
Raumart : Ein Ordnungsbegriff, um verschiedenen Räume zu Klassen zusammenzufassen. Durch die Raumarten werden bestimmte Eigenschaften an die Räume übertragen. So bestimmt die Raumart z.B., ob eine Raum direkt buchbar ist, oder ob ein Verwalter die Buchung bestätigen muss (Verwaltervergabe).
Eine Raumart benötigt die Angabe eines Raumartnamens und einer Kurzbezeichnung.
Raumequipment: Ausstattung, die fest in einen Raum eingebaut ist, wie z.B. ein fest eingebauter Beamer, eine feste Klimaanlage oder eine Verdunklungsmöglichkeit.
sendende Kostenstelle: ist die Kostenstelle, die Leistungen sendet und damit für die Kosten entlastet wird. Die empfangende Kostenstelle wird mit den Kosten belastet.
Serienbuchungen: Eine Serie von Buchungen, die gemeinsam angelegt wurden und einem definierten zeitlichen Rhythmus entsprechen. Die Funktion „Serienbuchungen anlegen“ ist hilfreich, um Räume für einen regelmäßig wiederkehrenden Termin wie z.B. ein wöchentliches Teammeeting oder das monatliche Abteilungsleitertreffen zu buchen. Um eine Serienbuchung anzulegen, wählen Sie bitte „Buchung anlegen“. Auf der dann erscheinenden Einstiegsseite zur Einzelbuchung wählen Sie den Link „Serienbuchungen anlegen“. Mehr Informationen finden sie bei Serienbuchungen.
Stammdaten, logische Abhängigkeiten: Die Stammdatenelemente sind logisch voneinander abhängig. Es gibt also Elemente, die ohne die Verknüpfung mit einem anderen Element nicht existieren können. Eine Etage befindet sich z.B. immer in einem Gebäude. Ohne ein Gebäude gibt es auch keine Etagen. Ein einzelnes Element kann nicht aus der Datenbank gelöscht werden, wenn von ihm andere Elemente logisch abhängen.
System-/Verwaltervergabe: DISPOROOM® bietet zwei unterschiedliche Möglichkeiten an, einer Raumanforderung einen Raum zuzuteilen: die Systemvergabe und die Verwaltervergabe. Die Methode, die DISPOROOM® verwenden soll, ist an der Raumart hinterlegt (z.B. „Abteilungsbesprechungszimmer“, „repräsentative Sitzungsräume“ oder „Computerschulungsräume“). Wenn Sie DISPOROOM® einrichten und die verschiedenen Raumarten anlegen, müssen Sie an jeder Raumart einstellen, ob die Räume dieser Raumart der System- oder der Verwaltervergabe unterliegen.
Systemvergabe: Ein Raum, der einer Raumart angehört, für die „Systemvergabe“ eingestellt wurde, kann vom Anforderer direkt fest gebucht werden. Sobald er seine Buchung gesichert hat, kann er sicher sein, den angeforderten Raum zu bekommen.
Verwaltervergabe: Räume, die der Verwaltergabe unterliegen, können nicht direkt fest gebucht werden, sondern werden bei einem Raumverwalter angefragt. Sobald der Anforderer eine Buchung eines solchen Raumes gesichert hat, landet die Anforderung auf der Plantafel des Raumverwalters als nicht zugeordnete Buchung. Der Raumverwalter kann die Anforderung dann dem gewünschten Raum zuteilen oder einem beliebigen anderen Raum. Es liegt hierbei in der Verantwortung des Raumverwalters, einen geeigneten Ersatzraum zuzuordnen, wenn er aus irgendeinem Grund nicht den eigentlich angeforderten Raum zuteilen will.
Die Systemvergabe bietet sich für „normale“ Besprechungszimmer an, wie sie meist in jedem Gebäude für die verschiedenen täglichen Besprechungen zur Verfügung stehen.
Die Verwaltervergabe ist ideal z.B. für repräsentative Besprechungszimmer, Sitzungssäle oder Schulungsräume, die nicht einfach jeder Mitarbeiter für sich reservieren soll, sondern bei denen ein spezieller Verwalter oder ein Sekretariat die „Oberhand“ über die Raumvergabe hat.
Natürlich können Sie DISPOROOM® auch nur mit der Systemvergabe verwenden und auf die Verwaltervergabe ganz verzichten. Dann werden verschiedene Hinweise, die mit der Verwaltervergabe zusammenhängen, automatisch ausgeblendet.
Hinweis: Auch wenn der Raumverwalter einer Anfrage noch keinen Raum zugewiesen hat, ist für DISPOROOM der angefragte Raum bereits reserviert. D.h. ein anderer Benutzer kann den Raum zur betreffenden Zeit nicht anfragen.
Technik: Jedes gepflegte Technikelement benötigt die Angabe einer Inventarnummer sowie die Auswahl eines Techniktypen, zu dem das Equipment gehören soll. Der Techniktyp muss zuvor eingepflegt worden sein. Die Technik ist dann logisch abhängig von diesem Techniktypen. Optional kann die Technik fest auf einer zu wählenden Fläche installiert werden (nur im Enterprise-Tarif). Von dieser Fläche ist das Equipment dann ebenfalls logisch abhängig. Siehe logischen Abhängigkeiten
Veranstalter ist die in der Buchung als verantwortliche Person im Feld „Veranstalter“ hinterlegte Person. Der Veranstalter ist im Gegensatz zum Buchenden änderbar. Die Felder zur Eingabe eines Veranstalters können vom Ihrem Systemadministrator ausgeblendet worden sein (Parameter Auswahl des Veranstalters erforderlich).
So wird es möglich, auch teilbare Räume in DISPOROOM® abzubilden und in verschiedenen Flächenzusammenstellungen den Benutzern als jeweils einzelne Räume zur Buchung anzubieten. Besteht ein Raum beispielsweise aus den drei Flächen A, B und C, die alle miteinander zu eigenen Räumen kombinierbar sind, so kann es sinnvoll sein, 7 Räume im System anzulegen:
Wenn nun beispielsweise Raum 1 gebucht wird, sind alle anderen Räume ebenfalls belegt.
Wird der Raum 2 gebucht, bleibt Raum 7 frei und kann weiterhin gebucht werden.
Doch neben dem Vorteil, teilbare Räume abzubilden, bietet das Flächenkonzept mit der Möglichkeit, virtuelle Räume abzubilden und Raumabhängigkeiten darzustellen weitere Vorteile.
Die Möglichkeit, zusammengesetzte Räume anzulegen, ist auf ein Gebäude beschränkt, d.h. ein Raum kann nur Fläche enthalten, die in dem gleichen Gebäude sind.