Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf www.disporoom.com und in der Anwendung DISPOROOM im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO:
quipex, Inhaber Uwe Gerstenberger
Weinbergstraße 2
69493 Hirschberg an der Bergstraße
Deutschland
Telefon: +49 6201 2719972
E-Mail: info@quipex.com
Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt, da keine gesetzliche Pflicht dazu besteht (§ 38 BDSG). Anfragen zum Datenschutz gehen an die oben genannte E-Mail-Adresse.
Personenbezogene Daten werden nur verarbeitet, soweit dies für den Betrieb der Website, die Bereitstellung der Anwendung DISPOROOM oder die Bearbeitung von Anfragen erforderlich ist. Eine Weitergabe zu Werbezwecken, ein Verkauf von Daten oder ein Tracking durch Analysedienste findet nicht statt.
Die Verarbeitung stützt sich auf folgende Rechtsgrundlagen:
| Rechtsgrundlage | Anwendungsfall |
|---|---|
| Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO | Vertrag und vorvertragliche Maßnahmen, z. B. Registrierung, Kundenkonto, Support |
| Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO | Rechtliche Pflicht, z. B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrung |
| Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO | Berechtigtes Interesse, z. B. sicherer Betrieb der Website, Server-Logfiles |
| § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG | Speicherung technisch unbedingt erforderlicher Informationen im Endgerät (Session-Cookie) |
Website und Anwendung laufen auf Servern in der Europäischen Union bei Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen. Mit dem Hosting-Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
Bei jedem Aufruf speichert der Webserver automatisch folgende Daten in Logfiles:
Zweck: Auslieferung der Inhalte, Sicherstellung von Stabilität und Sicherheit, Abwehr
und Aufklärung von Angriffen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Speicherdauer: Logfiles werden nach 14 Tagen gelöscht, sofern sie
nicht zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls länger benötigt werden.
Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen findet nicht statt.
Die öffentlichen Informationsseiten von www.disporoom.com setzen selbst keine Cookies. Registrierung und Anwendung verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies. Dies gilt auch für die Seiten Terminplaner und Belegungsübersicht-Beispiel, in die Funktionen der Anwendung eingebettet sind; das Session-Cookie wird dort bereits beim Aufruf der Seite gesetzt:
| Name | Pfad | Zweck | Laufzeit |
|---|---|---|---|
| JSESSIONID | /registration | Zuordnung der Eingaben während der Registrierung | Ende der Browsersitzung |
| JSESSIONID | /application | Anmeldung und Sitzung in der Anwendung | Ende der Browsersitzung bzw. Abmeldung |
| JSESSIONID | /application | Funktion des eingebetteten Terminplaners bzw. der Belegungsübersicht (ohne Anmeldung) | Ende der Browsersitzung |
| disporoom-ticket | /application | Verschlüsseltes Anmeldeticket (Account, Benutzername, Ablaufzeitpunkt) zur Übergabe der Anmeldung von der Anwendung an die Account-Verwaltung, ohne erneute Passworteingabe | Ende der Browsersitzung bzw. Abmeldung |
| bookingschedule | /application | Speichert die vom Benutzer gewählte Ansicht der Belegungsübersicht (Zeitraum, Tages-/Wochen-/ Monatsansicht); enthält keine Angaben zur Person | 7 Tage |
| meetingschedule | /application | Speichert die vom Benutzer gewählte Ansicht des Terminplaners (Zeitraum, Ansicht); enthält keine Angaben zur Person | 7 Tage |
| bookingschedule-infoTable | /application | Speichert die vom Benutzer ausgeblendeten Spalten der Belegungsübersicht; enthält keine Angaben zur Person | 365 Tage |
Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; bei Nutzung des Terminplaners bzw. der Belegungsübersicht ohne Anmeldung Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bereitstellung der aufgerufenen Funktion). Ohne diese Cookies sind Anmeldung und Nutzung dieser Funktionen nicht möglich; eine Einwilligung ist nicht erforderlich. Die Cookies bookingschedule und meetingschedule werden nur für angemeldete Benutzer gesetzt; bookingschedule-infoTable wird erst gesetzt, wenn der Benutzer Spalten der Belegungsübersicht ausblendet, auch in der öffentlichen Belegungsübersicht. Diese Cookies speichern ausschließlich die vom Benutzer selbst gewählten Einstellungen und dienen damit der Bereitstellung der ausdrücklich gewünschten Funktion (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).
Analyse-, Marketing- oder Tracking-Cookies werden nicht eingesetzt.
Für die Nutzung von DISPOROOM ist die Registrierung eines Kunden-Accounts erforderlich. Dabei werden folgende Daten erhoben:
| Kategorie | Daten | Pflichtangabe |
|---|---|---|
| Firmendaten | Firma/Organisation, Anschrift, Land | ja |
| Rechnungsdaten | abweichende Rechnungsadresse, E-Mail für Rechnungsempfang | nur bei Abweichung |
| Ansprechpartner | Anrede, Vorname, Nachname, Telefon, E-Mail, bevorzugte Sprache | ja |
| Ansprechpartner | Titel, Abteilung, Funktion, Fax | nein |
| Zugangsdaten | Kunden-Account, Benutzername, Passwort-Hash | ja |
| Vertragsdaten | gewählte Edition, Testphase, Abrechnungszeiträume, Rechnungen | ja |
Zweck: Anlage und Verwaltung des Kundenkontos, Erbringung der vereinbarten Leistung,
Abrechnung, Versand vertragsbezogener Mitteilungen (z. B. Passwort-Zurücksetzung, Rechnungen).
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für die Aufbewahrung von Rechnungen
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 147 AO, § 257 HGB.
Die Sicherheitsabfrage (Captcha) wird auf eigenen Servern erzeugt; es werden keine Daten an Dritte übermittelt.
Speicherdauer: Kontodaten werden bis zur Löschung des Accounts gespeichert. Nach Löschung werden alle personenbezogenen Daten entfernt, ausgenommen Rechnungs- und Buchungsbelege, die für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (bis zu 10 Jahre) gesperrt aufbewahrt werden.
Daten, die Kunden in DISPOROOM verwalten – z. B. Benutzerkonten von Mitarbeitenden, Raum- und Ressourcenbuchungen, Teilnehmende, Termine – verarbeitet quipex als Auftragsverarbeiter im Auftrag und nach Weisung des Kunden (Art. 28 DSGVO). Verantwortlicher für diese Daten ist der jeweilige Kunde.
Grundlage ist der Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV), abrufbar unter www.disporoom.com/avv.html. Der AVV regelt Art und Zweck der Verarbeitung, technische und organisatorische Maßnahmen sowie Unterauftragsverarbeiter.
Betroffene Personen, deren Daten ein Kunde in DISPOROOM verarbeitet, wenden sich zur Ausübung ihrer Rechte zunächst an diesen Kunden. quipex unterstützt den Kunden dabei gemäß AVV.
Zur Fehleranalyse und Sicherheit protokolliert die Anwendung Anmeldevorgänge und technische Fehler. Speicherdauer: 30 Tage.
Bei Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon werden die mitgeteilten Daten (Name, Organisation, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Inhalt der Anfrage) zur Bearbeitung der Anfrage verarbeitet.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Anfragen zu Vertrag oder Leistungen,
sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung).
Speicherdauer: Löschung nach abschließender Bearbeitung, spätestens nach
12 Monaten, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen (z. B.
Handelsbriefe: 6 Jahre).
Die Website enthält Links auf Angebote Dritter. Inhalte Dritter werden nicht eingebettet. Eine Verbindung zum jeweiligen Anbieter entsteht erst durch Anklicken des Links; für die dann stattfindende Verarbeitung ist der jeweilige Anbieter verantwortlich.
Personenbezogene Daten werden nur an folgende Empfänger weitergegeben:
| Empfänger | Zweck | Grundlage |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen | Betrieb von Website, Anwendung und Datenbank | AVV nach Art. 28 DSGVO |
| Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen | Versand und Empfang von E-Mails | AVV nach Art. 28 DSGVO |
| TaxWork GmbH, Ladenburg | Buchhaltung und Steuererklärung | Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, berufliche Schweigepflicht |
| Behörden | nur bei gesetzlicher Verpflichtung | Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO |
Alle Daten von Website und Anwendung werden auf Servern in der EU gespeichert. Eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt.
Soweit in den einzelnen Abschnitten keine Frist genannt ist, werden Daten gelöscht, sobald der Zweck entfällt und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
Betroffene Personen haben gegenüber dem Verantwortlichen folgende Rechte. Eine formlose Nachricht an info@quipex.com genügt.
| Recht | Grundlage |
|---|---|
| Auskunft über die gespeicherten Daten | Art. 15 DSGVO |
| Berichtigung unrichtiger Daten | Art. 16 DSGVO |
| Löschung | Art. 17 DSGVO |
| Einschränkung der Verarbeitung | Art. 18 DSGVO |
| Datenübertragbarkeit | Art. 20 DSGVO |
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO kann aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch eingelegt werden. Die Verarbeitung wird dann eingestellt, sofern keine zwingenden schutzwürdigen Gründe überwiegen oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.
Beschwerderecht (Art. 77 DSGVO): Unbeschadet anderer Rechtsbehelfe besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde. Zuständig für quipex ist:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart
www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de
Datensicherheit: Alle Verbindungen sind per TLS verschlüsselt (HTTPS mit HSTS). Eine Content-Security-Policy verhindert das Nachladen von Inhalten fremder Server. Weitere technische und organisatorische Maßnahmen beschreibt der AVV.
Pflicht zur Bereitstellung: Die Angaben bei der Registrierung sind für den Vertragsabschluss erforderlich, soweit sie als Pflichtfelder gekennzeichnet sind. Ohne sie kann kein Kundenkonto angelegt werden. Eine gesetzliche Pflicht zur Bereitstellung besteht nicht. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling (Art. 22 DSGVO) findet nicht statt.
Änderungen: Diese Datenschutzerklärung wird bei Änderungen der Verarbeitung oder der Rechtslage angepasst. Maßgeblich ist die jeweils auf www.disporoom.com veröffentlichte Fassung.
Stand: Oktober 2026