Leistungsbeschreibung

Funktionen für den Benutzer

  • Suche nach freien Räumen, Auswahl eines freien Raumes, Anlegen einer Buchung für den gewählten Raum
  • Speichern von Teilnehmernamen an einer Buchung. Jeder Teilnehmer, für den eine Emailadresse eingegeben ist, bekommt eine Information per E-Mail zugesendet
  • Möglichkeit, mit der Raumanforderung auch voreingestellte Technik- und Bewirtungselemente zu bestellen
  • Automatischer Versand der Bestellmails an die voreingestellten Empfängeradressen für Technik- und Bewirtungsbestellungen
  • Anzeige der Buchungsbestätigung mit Druckfunktion, Emailversand der Buchungsbestätigung an den Buchenden und ggf. an den Veranstalter.
  • Möglichkeit, Buchungen auf Räume anzulegen, deren Anforderungen von einem Raumverwalter bestätigt werden müssen
  • Buchungen kann der Benutzer für sich anlegen oder für jeden anderen Benutzer des Accounts (bei Einschaltung des Feldes Veranstalter durch den Accountadministrator bei den Parametern)
  • Belegungsübersicht mit Skalierungsstufen Monat, Woche, Tag und Selektionsmöglichkeiten nach Raumart und Gebäude
  • Ändern von eigenen Buchungen (Ändern von Raum, Teilnehmern, ggf. Veranstalter, Thema und Bemerkung)
  • Stornieren von eigenen Buchungen (innerhalb der Stornierungsfrist, die vom Accountadministrator auf 0 gesetzt werden kann)
  • Suche und Anzeige von eigenen Buchungen
  • Buchungslisten sortierbar nach jeder angezeigten Spalte (bis zu 3 Sortierkriterien)
  • Anlegen von Serienbuchungen
  • Ändern von Benutzerdaten sowie Sprache und Datumsformat unabhänig von Browsereinstellungen
Prozusätzlich:
  • Senden und Empfangen von Calender-Events zusätzlich zu HTML-E-Mails
  • Belegungsübersicht: Jahresansicht, Tagesansicht erlaubt Ansicht von Kernzeiten, Buchungssuche nach Veranstalter, Thema und Bemerkungen
  • Kalender-Abfrage zeigt eigene aktuelle Buchungen im Terminplaner (z.B. Thunderbird Kalender) an.

Funktionen für den Technikdienstleister

alle Funktionen für den Buchenden, außerdem:
  • Anzeigen einer Liste aller Technikbuchungen in einem wählbaren Zeitraum

Funktionen für den Servicedienstleister

alle Funktionen für den Buchenden, außerdem:
  • Anzeigen einer Liste aller Bewirtungsbuchungen in einem wählbaren Zeitraum

Funktionen für den Raumverwalter

alle Funktionen für den Buchenden, außerdem:
  • erweiterte Buchungssuche zur Anzeige von Buchungslisten nach verschiedenen Selektionskriterien, sortierbar nach jeder angezeigten Spalte (bis zu 3 Sortierkriterien)
  • automatische Email an den Anforderer nach der Bestätigung einer Buchung
  • Bestätigung der Raumanforderung oder systemunterstützte Suche nach einem alternativen freien Raum
  • Anzeige einer Liste mit zu bestätigenden Raumbuchungen auf Räume, die nicht direkt buchbar sind
  • E-Mail Benachrichtigung bei Eingang einer Buchungsanfrage
Prozusätzlich:
  • Sperrzeiten für Räume, z.B. Feiertagskalender, Öffnungszeiten, wiederkehrende Sperren und explizit freigegebene Zeiten auch während Standard-Sperren

Funktionen für den Administrator

alle Funktionen für den Buchenden, außerdem:
  • Anlegen von Gebäuden, Etagen und Flächen
  • Anlegen von Raumarten mit und ohne Verwalterprozess
  • Anlegen von Räumen, inkl. Hochladen von Raumbildern, die den Benutzern in der Raumdetailansicht angezeigt werden
  • Anlegen von Bestuhlungen, inkl. Hochladen von Bestuhlungsbildern
  • Anlegen von Techniktypen und Technik zur Anzeige als buchbare Technikelemente für den Benutzer bei der Buchung
  • Anlegen von Bewirtungstypen zur Anzeige als buchbare Bewirtungselemente für den Benutzer bei der Buchung
  • Schnelles Anlegen von Räumen sowie Technik- und Bewirtungstypen über einen Assistenten
  • Baumartige Ansicht über angelegte Gebäude/Etagen/Flächen und Räume
  • Zuordnung von fester Raumtechnik zu einzelnen Flächen
  • Zuordnung von zusätzlich buchbarer Technik und Bewirtung
  • Anlegen von Benutzern und Zuteilung einer Rolle (Benutzer, Technikdienstleister, Servicedienstleister, Raumverwalter, Administrator)
  • Einstellen von Parametern, hier die wichtigsten:
    • Buchungen stornierbar bis x Stunden vor Beginn
    • Minimale Buchungsdauer
    • Minimale Buchungsvorlaufzeit
    • Maximale Anzahl der Termine pro Serienbuchung
    • Mailadressen der Dienstleister
Prozusätzlich:
  • Berechtigungssystem für Benutzer durch Anlegen individueller Raum- / Benutzer-Gruppen (Berechtigungen "Räume sehen" und "Räume buchen")
  • Kostenerfassung und Abrechnung
  • Erstellen von Leistungsarten und Zuordnung zu Kostenstellen
  • Kosten- / Abrechungsreport, Export als csv
  • RESTful API:
    • Abfrage von Buchungsdaten
    • Erstellung eigener Reports, z.B. einer Agenda
    • Abfragen von Rauminformationen
    • Erstellen von Raumbuchungen

Allgemein

  • Verschlüsselung der Kommunikation zwischen Browser und Server (SSL)
  • Verfügbar in deutscher und englischer Sprache

Technikanforderungen

  • Internetverbindung
  • Leitungsbandbreite: empfohlen: 256 KBit/s (minimum: ISDN mit 64KBit/s)
  • Browser, JavaScript und Cookies müssen eingeschaltet sein, unterstützte Browserversionen:
    • Microsoft Internet Explorer Version 9.0+
    • Mozilla Firefox Version 24.0+
    • Opera Version 12.1+
    • Google Chrome 32.0+
    • Safari 5.1+

Preise

  • Kostenfrei für die ersten 2 Monate ab Registrierung
  • Preisliste Hosting
  • Inhouse-Installationen auf Anfrage

Service und Support

  • Supportanfragen können über das Supportforum gestellt und beantwortet werden.
  • Fehlermeldungen und die Beseitigung von als solchen anerkannten Fehlern ist kostenfrei.
  • Täglich vollautomatisches Backup, AES verschlüsselt
  • Eigener STMP-Server (wird durch unsere Techniker konfiguriert)
  • Customizing für Ihren Online-Account nach Ihren Wünschen:
    • E-Mail Templates
    • Reports und Übersichten
    • Themes

Es gelten die Benutzungsbedingungen.

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